אחידות רישתית הינה מאפיין משמעותי של רשתות הזכייניות המובילות בעולם.
סיכויי ההצלחה של רשת זכיינית שמצליחה להיות אחידה בכל סניפיה בצורה עקבית, גבוהים מאוד מאחר וזהו אחד מאבני היסוד של הרשתות.
מטרת ספר הנהלים:
1.חווית לקוח אחידה- הרשת מעוניינת ליצור סטנדרטיזציה, לקוח יקבל את אותה החוויה בכל אחד מסניפי הרשת, – החוויה מורכבת ממגוון רחב של נושאים כגון: נראות המקום, שירות הצוות, מחירים, אחידות בטעם המוצר (בתחום המזון).
- שיטות ניהול לזכיין – כאשר הזכיין מגיע לרשת ורוכש זיכיון, הוא למעשה רוכש את ה"תורה של הרשת". תורה זו כוללת בתוכה נושאים רבים כגון: נהלי עבודה שוטפים במשמרות, אופן הכנת ה המוצרים, תסריטי שיחה, מדיניות הרשת, קבלת סחורה ועוד.
- חובה חוזית – הרשת הזכיינית, מחוייבת לספק לזכיין את כל הכלים להצליח בניהול הסניף, ואת כל שיטות העבודה על מנת לשמור על המותג.
כיצד כותבים ספר נהלים?
ספר הנהלים צריך להיכתב בצורה ברורה וקלה ליישום שמצליחה להעביר את כל "התורה של העסק"
מומלץ שגורם חיצוני מקצועי יכתוב את הספר ויעשה זאת לאחר לימוד השטח בצורה רצינית- החל מצפייה בנעשה בסניפים, בכל שעות היום, בדיקת שיטות העבודה, בדיקת הנהלים הקיימים, תיקונם וכתיבתך נהלים חדשים בעת הצורך, צורת הגשה של מנות ( בזכיינות מזון לדוגמא), צורת אריזה (בזכיינות אופנה לדוגמא), שיטות מכירה של העובדים, שירות לקוחות, קבלת ואחסון סחורה ועוד. תהליף הכתיבה מבוצע ע"י עריכת תצפיות, הצטרפות לבעלי תפקידים שונים ברשת, בניית והגדרת תפקידים של אנשי השטח והמטה. . בנוסף, יש לקבוע נהלים בתחומי משאבי אנוש, רכש שיווק וכו'
חשוב להבין שספר נהלים הינו דינאמי, ולכן יש לאפשר עדכון שוטף של הספר. על כן, מומלץ שכל הספר יהיה בתוך קלסר מסודר שניתן להכניס עדכונים שוטפים של נהלים מסוימים.
לסיכום,
ספר הנהלים הינו מרכיב חיוני במערכת היחסים הסבוכה בין הזכיין לרשת המזכה. ספר נהלים יש לרשום בצורה נכונה כזו שמצליחה להעביר את כל "התורה של העסק" בצורה כתובה קריאה וברורה ליישום.
לצערנו, חלק מהרשתות לא מפנימות זאת ואינן מספקות זאת לזכיין.
חברת NEXT WAY מתמחה בכתיבת ספרי נהלים ברמה גבוהה והטמעתם מול צוות העובדים והזכיינים.
מבנה דוגמא לראשי פרקים בספר נהלים:
- מטרה
- שמירה על סודיות
- היסטוריה של הרשת
- מבנה ארגוני של מטה הרשת – כולל ממשקים עבודה והגדרות תפקידים
- יחסי זכיין מזכה
- סניף- בעלי תפקידים ומבנה ארגוני
- נהלים כללים- סידור עבודה, כללי התנהגות, לבוש, חובות וזכויות העובדים
- תפעול – פתיחת סניף, החלפת משמרת , סגירת סניף בכל אחד מהמחלקות
- שירות לקוחות
- ספקים- הזמנות,קבלת סחורה, אחסון
- נראות ושיווק
- כספים וקופה
- משאבי אנוש- קבלה, פיטורים , הטרדה מינית
- מקרי חירום- בטיחות / שריפה/ שוד