עסקי בתי הקפה פורחים מסיבות רבות. אנשים אוהבים לצאת לבילוי בנסיבות שונות, בתי קפה הם מקומות נהדרים לכל מיני פגישות. עלות ביקור בבית קפה נחשבת לזולה ביחס לארוחות כבדות במסעדות ועוד. בשל הסיבות הללו, ואחרות נוספות, אנשי עסקים רבים מעוניינים לפתוח בית קפה אשר יכול לפרנסם היטב. יחד עם זאת, על מנת לצאת נשכרים מתהליך כזה יש להקפיד על מספר כללים ולבצע את הפתיחה בשלבים הכרחיים ועוקבים מבלי לדלג על אף אחד מהם.
יש צורך לאפיין את בית הקפה, להכין תכנית עסקית ולהגדיר את הישות העסקית שלו ולרשום אותו ברשויות. כדאי לציין כי מומלץ להגיע עם ידע וניסיון קודם כשכיר, כשותף, במנהל בעסק דומה ועוד. רצוי גם לאהוב את התחום, את השירותיות שבו, ולהתכונן נפשית לסוג עסק שממלא את הזמן. כמובן, שכדאי להיות מצוידים ביכולות ניהוליות ובחוש עסקי מפותח. כל אלו יספקו מקדמה חשובה, יתרמו להצלחת המיזם ויפחיתו את הסכנה לכישלון כואב.
אפיון לבית הקפה משמעותו בחירת קהל היעד, שם ומיקום, הערכה לגבי הסכומים ההתחלתיים הנדרשים, הערכת זמן עד לפתיחה וכדומה. תכנית עסקית חשובה מאוד ומספקת מבט על התכנון הפיננסי והכלכלי ובין היתר: הערכה על ההוצאות השונות הצפויות כולל הפרסום, הציוד, השיפוץ, חומרי הגלם ועוד. בנוסף, היא תעריך את תנועת התזרים העתידי, הצפי לקבלת תקבולים ורווחים וכדומה. תמונת מצב כספית כזאת הינה חיונית לכל יזם. השלב האחרון הינו טכני בעיקרו. יש צורך לבחור את הישות הנדרשת וכאן, לרוב, הבחירה היא מבין שתיים אפשריות, עוסק מורשה או חברה בע"מ. הבחירה נעשית על פי היקף הפעילות, צרכי העסק, טעמו, צרכיו ורצונותיו של הבעלים. הרישום נעשה במע"מ, ביטוח לאומי ומס הכנסה. מומלץ להיעזר במומחים ויועצים פיננסיים.